為加強分析儀器設備檔案管理工作,根據科學儀器設備檔案建檔規範的要求,結合單位實際情況製定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責任
1、科研儀器設備的建檔工作應納入日常管理工作,並與科研儀器設備的計劃管理、采購、供應、維修等管理工作同步進行。
2、科研儀器設備檔案應真實、完整地反映科研儀器設備購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過程。
3、負責領導責任:保證單位的科研儀器設備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件,定期對儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實際問題進行檢查和研究。
4、設備管理部門職責:負責組織科研儀器設備從調研立項到報廢前收集、整理、立卷並歸檔,按時進行運行維護,年度報告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標準
1、單位的一切科研儀器和設備應按照資產管理要求,建立嚴格的台帳管理製度,確保帳物相符。
2、直接用於科研活動的儀器設備,其中標準設備一台(套)價值在人民幣萬元以上的必須建檔。
三、存檔範圍
(一)科研儀器設備的采購階段
1、科研儀器設備選擇論證材料(可行性研究報告等);
2、科研儀器設備購置請購單;
3、購置“科研儀器設備”批準文件;
四、機電設備進出口職能部門批準文件或複印件;
一、機電設備進口登記表;
b.許可證進口;
c.終端用戶和使用說明;
d.代理協議付款通知。
5、外貿商務簽訂《合同》(外貿合同書);
a.報價及合同附件;
b.技術協定;
c.商業技術談判備忘錄。
6.申請“減免稅海關”文件的進口科研儀器設備;
7."進口貨物(科教用品)海關減免稅證明";
8.海關申報表;
9.進口設備的空運單、海關提單、運輸保險單。
(二)科研儀器設備的驗收階段
1.到達設備的裝箱單、開箱檢查記錄和損壞記錄(照片);
2.設備使用說明、安裝手冊、操作手冊、質保書、合格證、隨機技術資料;
3.商檢局檢驗結果單,進口商品檢驗申請表等;
4.進口貨物保修期間故障報告單;
5.商檢局簽發的質量和數量證書;
6.進口商品的對外索賠、修理和更換出口報關單;
7.儀器設備現場安裝、調試的記錄;
8.儀器設備的驗收報告;
9.儀器設備貨款結算憑證;
10.設備管理部門對固定資產的入庫單;
11.儀器設備固定資產管理檔案檔案登記卡。
(三)科學研究儀器設備的使用運作階段
1.科研儀器設備隨機技術資料檔案目錄;
2.科學研究儀器和設備的操作規範;
3.科學研究儀器和設備的使用管理;
4.科學研究儀器設備使用維護計劃;
5.科研儀器設備故障的維修更換記錄報告;
6.科學研究儀器和設備的定期檢驗、檢驗(校準)記錄。
四、建立文件整理要求
1.設備管理部門負責收集、積累從購置設備到設備驗收(設備到質保期滿)過程中的管理性和技術性文件,由設備管理部門負責收集、積累(科研儀器設備使用部門形成的有關文件材料,並歸檔)。
2、設備管理部門負責設備隨機文件材料及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設備開箱驗收必須有設備經理參與,監督、檢查、指導設備文字材料和技術材料的清點、驗收。
設備使用單位應認真做好設備到貨前後、運行時的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設備的技術資料整理和歸檔,對以後設備的使用、維修、改造做到動態跟蹤管理。按時提交相關記錄,補充建檔,確保設備文件完整、係統、準確。
設備文字材料必須用規定的書寫工具填寫,字跡清楚,圖形清楚。
設備文字資料歸檔保存時原則上應是原件。重要的、經常使用的文件資料,應根據需要酌情複製。
6、設備建檔原則由設備管理部門實行初步立卷。資產管理部門的專(兼)職人員在設備驗收和進口設備索賠期滿後,應及時整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設備文件和管理文件放入首卷,其餘設備技術文件按設備的工作程序和重要程度依次排列。卷裏的文件材料應該在前麵,圖表在後麵按順序排列。
設備檔案材料采用卷盒保管的形式,圖件按卷盒規格疊成手風琴型。所介紹設備的資料可以裝卷或按其自然狀態保存。
9、對按卷管理的設備檔案組卷後應寫頁號,凡有文字的每頁均為一頁,從1開始各頁號,頁號位於非裝訂線一側的上角;按件管理的設備檔案,每件應加裝軟卷皮,逐項仔細填寫並加順序號;對未裝訂文件裝盒的歸檔材料,在每件文件右上角加蓋有檔號、件號的戳記章,並逐項填齊內容。
10、填寫卷內文件目錄及備考表格。檔案檔案應填寫卷內檔案目錄。本卷應采用規定的正楷或正楷打印,字跡應清楚、清楚、整齊,不得塗改。
卷宗備考表應寫出案件卷宗的圖紙和文件材料的總頁數,說明文件材料的完整、程度、損壞、缺失。卷宗中的圖紙、文字材料需要更改、修改時,應由檔案管理人員及時在備考表中注明。
設備文檔材料中的非紙質載體材料應歸檔,需要使用時可以辦理借閱,存檔時應放人特殊載體檔案專櫃保管,並按要求注明參閱號。
設備檔案材料保管期限的確定原則:設備檔案材料的價值是作為設備組成部分而存在的,其保管期限與設備共存。
五、設備檔案的管理與借閱
1、設備管理部門和研究組應隨時收集設備在使用、運行過程中形成的文件和工作記錄,根據設備管理情況對檔案進行必要補充。
2、設備檔案已存檔,一般不允許變更。若確需變更,科技人員須提出變更內容和原因,填寫變更申請,經設備使用部門負責人或設備管理部門批準後,再修改。
設備檔案資料未存檔前,一般不外借。裝備檔案一般隻允許設備使用單位的人員借閱;非使用單位人員因工作需要借閱有關檔案,需經設備管理部門同意後到所在地查閱。
為加強分析儀器設備檔案管理工作,根據科學儀器設備檔案建檔規範的要求,結合單位實際情況製定以下管理辦法。
一、管理要求與管理責任
1、科研儀器設備的建檔工作應納入日常管理工作,並與科研儀器設備的計劃管理、采購、供應、維修等管理工作同步進行。
2、科研儀器設備檔案應真實、完整地反映科研儀器設備購置、驗收、運行、管理、維修、改造等全過程。
3、負責領導責任:保證單位的科研儀器設備建檔和檔案管理工作所要求的工作條件,定期對儀器設備建檔及其檔案管理工作中的實際問題進行檢查和研究。
4、設備管理部門職責:負責組織科研儀器設備從調研立項到報廢前收集、整理、立卷並歸檔,按時進行運行維護,年度報告等跟蹤材料歸檔。
二、歸檔原則和標準
1、單位的一切科研儀器和設備應按照資產管理要求,建立嚴格的台帳管理製度,確保帳物相符。
2、直接用於科研活動的儀器設備,其中標準設備一台(套)價值在人民幣萬元以上的必須建檔。
三、存檔範圍
(一)科研儀器設備的采購階段
1、科研儀器設備選擇論證材料(可行性研究報告等);
2、科研儀器設備購置請購單;
3、購置“科研儀器設備”批準文件;
四、機電設備進出口職能部門批準文件或複印件;
一、機電設備進口登記表;
b.許可證進口;
c.終端用戶和使用說明;
d.代理協議付款通知。
5、外貿商務簽訂《合同》(外貿合同書);
a.報價及合同附件;
b.技術協定;
c.商業技術談判備忘錄。
6.申請“減免稅海關”文件的進口科研儀器設備;
7."進口貨物(科教用品)海關減免稅證明";
8.海關申報表;
9.進口設備的空運單、海關提單、運輸保險單。
(二)科研儀器設備的驗收階段
1.到達設備的裝箱單、開箱檢查記錄和損壞記錄(照片);
2.設備使用說明、安裝手冊、操作手冊、質保書、合格證、隨機技術資料;
3.商檢局檢驗結果單,進口商品檢驗申請表等;
4.進口貨物保修期間故障報告單;
5.商檢局簽發的質量和數量證書;
6.進口商品的對外索賠、修理和更換出口報關單;
7.儀器設備現場安裝、調試的記錄;
8.儀器設備的驗收報告;
9.儀器設備貨款結算憑證;
10.設備管理部門對固定資產的入庫單;
11.儀器設備固定資產管理檔案檔案登記卡。
(三)科學研究儀器設備的使用運作階段
1.科研儀器設備隨機技術資料檔案目錄;
2.科學研究儀器和設備的操作規範;
3.科學研究儀器和設備的使用管理;
4.科學研究儀器設備使用維護計劃;
5.科研儀器設備故障的維修更換記錄報告;
6.科學研究儀器和設備的定期檢驗、檢驗(校準)記錄。
四、建立文件整理要求
1.設備管理部門負責收集、積累從購置設備到設備驗收(設備到質保期滿)過程中的管理性和技術性文件,由設備管理部門負責收集、積累(科研儀器設備使用部門形成的有關文件材料,並歸檔)。
2、設備管理部門負責設備隨機文件材料及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大型、中型設備開箱驗收必須有設備經理參與,監督、檢查、指導設備文字材料和技術材料的清點、驗收。
設備使用單位應認真做好設備到貨前後、運行時的文字資料形成、積累、歸檔工作。做好設備的技術資料整理和歸檔,對以後設備的使用、維修、改造做到動態跟蹤管理。按時提交相關記錄,補充建檔,確保設備文件完整、係統、準確。
設備文字材料必須用規定的書寫工具填寫,字跡清楚,圖形清楚。
設備文字資料歸檔保存時原則上應是原件。重要的、經常使用的文件資料,應根據需要酌情複製。
6、設備建檔原則由設備管理部門實行初步立卷。資產管理部門的專(兼)職人員在設備驗收和進口設備索賠期滿後,應及時整理和組卷形成的所有文件材料。
7、將購置設備文件和管理文件放入首卷,其餘設備技術文件按設備的工作程序和重要程度依次排列。卷裏的文件材料應該在前麵,圖表在後麵按順序排列。
設備檔案材料采用卷盒保管的形式,圖件按卷盒規格疊成手風琴型。所介紹設備的資料可以裝卷或按其自然狀態保存。
9.對按卷管理的設備檔案組卷後應寫頁號,凡有文字的每頁均為一頁,從1開始各頁號,頁號位於非裝訂線一側的上角;按件管理的設備檔案,每件應加裝軟卷皮,逐項仔細填寫並加順序號;對未裝訂文件裝盒的歸檔材料,在每件文件右上角加蓋有檔號