1.采購申請和審計
每一檢驗部門根據檢驗工作的需要,購置儀器設備時,由各科室負責人填寫《采購申請表》(見表1),明確儀器設備名稱、型號、範圍、範圍、準確度等級、數量、購置原因、供貨價格、推薦的供應商等,並遞交實驗室技術負責人對技術內容進行審核,報實驗室負責人批準後進行。
表1采購申請表
2.供應商評審
供貨商的評估包括:(1)供貨商的明;(2)價格和供應時間;(3)售後服務;(見表2)供貨商評估表(見表2),由實驗室技術主管審核確定是否列入合格供應商。每個專科室向實驗室設備經理提交評估數據,然後由實驗室經理將合格供應商列入合格供應商清單。
表2.供應商評估表
3.執行采購
裝備采購員應根據《采購申請表》中的技術要求和交貨日期,向供應商明確詳細地說明,並跟蹤采購進度,如有延誤,請及時通知申購人員。
4.接受儀器設備
新近購置的計量儀器由實驗室管理人員組織有關專班按照《計量設備驗收單》(見表3)對設備進行驗收。儀表使用部門要仔細檢查儀器設備資料是否齊全,其技術指標按照合同或協議條款逐一對照,確認是否符合采購要求。不能代表儀器的正常運行,還需進行一段時間的試運轉,確保儀器運行完全正常,方可通過驗收,對不合格的儀器設備要及時與供應商聯係。
表格3,測量設備接受表
二、儀器設備計量管理
所有用於檢驗/校準結果的準確性或有效性的測量設備,應有有效的檢定或校準證書,並符合量值溯源要求。在無需檢定或校準的輔助測量設備中,對終結果影響很小,或者其不確定度的貢獻對總不確定度無顯著影響,應檢查其狀態是否符合適用要求。
1.預先計量
新近采購的設備雖然有合格證,但隻能表示在出廠時合格,一些儀器在運輸、安裝時計量特性有可能已經改變,所以新購置的設備必須在檢定合格後才能投入正常使用。
2.定期測量
檢驗儀器在使用過程中,計量性能可能會出現偏差,應定期對檢測設備進行校驗或校準,以避免因不符合測量要求而帶來的風險。化驗室應根據預期的設備使用目的和測量特征,製定年度周檢計劃並組織實施,保證檢測設備始終處於受控狀態。
3.管理設備狀態的標識
計量指標管理是確認計量特性的直觀證明,設備管理人員負責按要求對計量狀態進行“三色標記”管理,即綠色“合格證”、黃色“準用證”、紅色“停用證”,用不同的顏色表示不同的計量狀態,要粘貼在設備上的明顯位置上,用戶對儀器的狀態一目了然。
4.期間核查
為了保證測量設備的檢定或校準狀態的可信性,即確認兩個周期間儀器設備的計量特性是否被維持在允許的範圍內,以便及時發現其誤差,並縮短失準後的追溯時間,盡可能減少風險和費用,確保測量結果的持續準確和有效,應定期進行核查。驗證的方法有:檢驗標準法、傳遞測量法、計量標準可靠性驗證法、實驗室間比較法、設備比較法、自帶標樣檢驗法等。
三、儀器設備的建檔
1.建立儀表設備記錄
必須建立完善的儀器設備管理製度,儀器設備管理人員應建立一套全實驗室動態的儀器設備清單,內容包括儀器設備名稱、規格型號、準確度等級、製造單位、出廠編號、計量編號、購買日期、使用部門、使用人員等。為了方便儀器設備的統一管理和查找,實驗室應根據其內部設定的編號規定,給每台新購置的儀器一個編號,不可隨意更改。每個儀器上都要有清晰的狀態標誌,並注明有效期,以便操作員能清楚地了解儀器的狀況。
2.建立儀器設備檔案
實驗設備管理人員應及時收集、整理、保存每台新購置的儀器設備的檔案,內容包括:設備采購申請表、儀器設備驗收單、合同、設備及其軟件標識、使用說明書、保修卡、校驗證書、設備維護記錄、維修記錄等。